Come avviene il processo informativo

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Come avviene il processo informativo

Istruzioni

  • 1
    L’ azienda è un sistema aperto che instaura con l’ ambiente esterno una molteplicità di relazioni rivolte allo scambio di beni o servizi e informazioni. L’ azienda ha bisogno di informazioni, che rappresentano l’ elemento indispensabile per ottenere un vantaggio competitivo.
  • 2
    La conoscenza consente agli organi della direzione di definitive le strategie e le azioni da compiere, di tenere sotto controllo i risultati della gestione, di monitorare le aspettative dei clienti, di verificare se l’ azienda crea o meno valore economico.
  • 3
    Poiché a sua volta fa parte del sistema economico in cui è inserita, l’ azienda è chiamata a soddisfare i fabbisogni conosciuti dagli interlocutori sociali esterni che esprimono interessi nei suoi confronti, ai quali, volontariamente o per obblighi legislativi, deve trasmettere le informazioni richieste.
  • 4
    La produzione e le comunicazione delle informazioni vengono attuate attraverso il sistema informatico aziendale. Obiettivi del sistema informativo sono quindi la produzione e la diffusione di informazioni che siano utili sia per i soggetti interni sia per i soggetti esterni all’ azienda.
  • 5
    Le informazioni scaturiscono da un processo che si articola in più fasi: dalla raccolta dei dati , alla loro classificazione, elaborazione, e comunicazione in forma comprensibile e utile ai destinatari finali.
  • 6
    I dati raccolti provengono sia dall’ ambiente esterno sia dall’ ambiente interno all’ azienda; essi sono elementi oggettivi che descrivono una situazione o un fenomeno in maniera grezza e parziale, per cui senza un’ adeguata elaborazione (interpretazione) non rappresentano vere e proprie informazioni.
  • 7
    Il consumo giornaliero di bibite per abitante a livello nazionale può essere un esempio di dato raccolto da un’ azienda produttrice di bevante; di per sé, però, senza confronti ed elaborazioni successive ( quanti sono i produttori presenti sul mercato, quanto incide sulle preferenze dei consumatori l’ idea di bevande salutari, magari prive di gas e coloranti, come si evolverà in futuro la domanda), tale dato non è in grado di orientare l’ azienda verso la produzione di una particolare bibita.
  • 8
    I dati rappresentano la base su cui poggia la produzione delle informazioni; possono essere contenuti in documenti cartacei (per esempio un ordine di acquisto compilato da un agente di commercio su carta) oppure in documenti elettronici come, per esempio, l’ ordine pervenuto dal cliente attraverso e-mail , oppure dagli altri agenti che compilano un ordine in formato elettronico.
  • 9
    Lo sviluppo degli strumenti informatici ha ridotto l’ uso della carta a favore di moduli elettronici. Al suo interno l’ azienda può raccogliere molti dati ed elementi di tipo qualitativo e quantitativo che possono essere utilizzati per scopi diversi.
  • 10
    Per esempio: il numero di dipendenti presenti in ogni ufficio o reparto è un dato quantitativo che può servire qualora si decida di riorganizzare la dislocazione dei dipendenti tra i singoli reparti o uffici; i consumi di carta di ogni ufficio è un dato quantitativo utile per definire la riduzione degli sprechi di carta; le merci disponibili in magazzino in un certo momenti è un dato qualitativo e quantitativo indispensabile quando si presenta la necessità di far fronte a una richiesta di forniture straordinaria da parte di un cliente importante.
  • 11
    La raccolte dei dati all’ esterno dell’ azienda richiede, invece, maggiore impegno; si tratta, infatti, di dati che provengono sia dall’ ambiente generale, come quelli inerenti al contesto macroeconomico ( per esempio il tasso di inflazione, pil), o attinenti all’ ambiente specifico, come per esempio i tempi necessari per ottenere la fornitura di una certa merce, oppure all’ adattamento mensile delle vendite suddivise per aree geografiche, alle condizioni contrattuali offerte dalle banche per un finanziamento ecc.
  • 12
    Per trasformare i dati in informazioni si seguono, successivamente, le seguenti operazioni: 1) i dati raccolti sono selezionati e quelli non corretti o inadeguati per l’ obiettivo prefissato sono eliminati; 2) i dati selezionati sono classificati in gruppi omogenei e successivamente vengono elaborati con l’ utilizzo di strumenti contabili, matematici e statistici, al fine di offrire al soggetto che dovrà utilizzarli una sintesi che consenta un’ interpretazione rapida ed efficace.

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