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Come calcolare i ratei e i risconti con Excel

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Come calcolare i ratei e i risconti con il programma Microsoft Excel.

Istruzioni

  • 1
    Esempio della Situazione operativa: li titolare dell’impresa Mattia Ferma incarica l’addetta alla contabilità Anna Clementi di predisporre uno schema per il calcolo dei ratei e dei risconti per effettuare le scritture di assestamento.
  • 2
    Lo schema deve consentire, sulla base di alcuni dati iniziali di: controllare automaticamente la classificazione rateo/ri sconto – attivo/passivo; calcolare l’importo da inserire nella registrazione contabile.
  • 3
    Per verificare il funzionamento dello schema e la sua accessibilità la ragioniera lo applica inizialmente alle seguenti operazioni compiute dall’azienda durante l’esercizio utilizzando, per il calcolo dei giorni, il procedimento dell’anno civile.
  • 4
    A. stipulato in data 10/09/2009 contratto di vigilanza notturna che prevede il pagamento semestrale anticipato di 2.100 euro; b. concesso in data 05/12/2009 un prestito di 12.000 euro a un dipendente su cui matura un interesse di 180 euro riscuotibile trimestralmente.
  • 5
    C. riscosso in data 01 /12/2009 il canone trimestrale anticipato di locazione di 1.800 euro relativo a un capannone industriale; d. ottenuta in data 12/12/2009 la dilazione per 30 giorni su un debito di 2.472 euro; gli interessi di 12,24 euro saranno fatturati alla scadenza.
  • 6
    Ecco il calcolo dei giorni: II lavoro è eseguito con il foglio elettronico Microsoft Excel, che consente di realizzare un modello per controllare in automatico la classificazione degli elementi (rateo/risconto, attivo/passivo) e il calcolo dell’importo.
  • 7
    Il primo passo consiste nel predisporre lo schema per l’inserimento dei dati iniziali della situazione operativa e per il calcolo dei giorni . Alle celle B3, B4, B5 è assegnato il formato Data: si individuano, si clicca con il tasto destro del mouse e si sceglie Formato celle per aprire l’omonima finestra.
  • 8
    Con la stessa procedura si assegna alla cella B6, che contiene un importo pagato/riscosso, il formato Valuta con due decimali e il simbolo di euro. Lasciando per il momento in sospeso il contenuto delle celle B7 e B8, si assegna alle celle di imputazione dati (B3:B8) uno sfondo verde chiaro.
  • 9
    Alle celle (B3:B8), utilizzando ancora la finestra Formato celle, sotto la voce Protezione viene eliminata l’indicazione Bloccata, in modo che, con il foglio protetto, rimarranno libere per gli inserimenti.
  • 10
    Si passa quindi al calcolo dei giorni necessari per individuare gli importi dei ratei e dei risconti, scrivendo le opportune formule nelle celle E3, E5, E7: in E3 sono calcolati i giorni totali che intercorrono tra l’inizio e la fine del periodo a cui si riferisce il calcolo del rateo/risconto.
  • 11
    La formula è una differenza tra due date: =B5-B3; poiché le date per Excel sono in realtà dei numeri interi progressivi, la differenza tra due date è anch’essa un numero; i giorni di competenza dell’anno n vanno dalla data di inizio periodo nell’anno n (B3), alla data di fine esercizio, cioè il 31/12 dell’anno n (B4).
  • 12
    La formula in E5 è: =B4-B3; infine, si ottengono in E7 i giorni di competenza dell’anno n+1 per differenza tra i giorni totali e i giorni di competenza dell’anno n: =E3-E5. Per verificare il funzionamento della prima parte del modello si inseriscono le date e l’importo relativi al pricalcolo richiesto in una tabella. Si salva la cartella con il nome RATEI-RISCONTI.xls.
  • 13
    Rateo o risconto? Il passo successivo consiste nell’ ottenere un modello in Excel in grado di classificare l’operazione in una delle possibili situazioni: risconto passivo; rateo attivo; risconto attivo; rateo passivo. Gli elementi che determinano la scelta sono: si tratta di un pagamento o di un incasso? il pagamento/incasso è anticipato o è posticipato?
  • 14
    Per ottenere il risultato desiderato si costruiscono preventivamente due tabelle, che saranno utilizzate anche per il calcolo dell’importo del rateo o del risconto. La collocazione decentrata rispetto al resto del foglio è motivata dal fatto che le tabelle hanno la funzione di servizio al calcolo, ma non faranno parte della visualizzazione per l’utente finale.
  • 15
    Nella tabella a doppia entrata L3:N5 le quattro situazioni possibili (Risconto passivo, Risconto attivo, Rateo attivo, Rateo passivo) risultano dall’incrocio degli elementi Pagamento – Incasso -Anticipato – Posticipato, a cui sono affiancate le sigle P – I – A – P.
  • 16
    Per esempio, il RATEO ATTIVO all’incrocio tra Posticipato (P) e Incasso (I) può essere associato alla sigla PI. Analogamente il RISCONTO PASSIVO è associato alla sigla Al (Anticipato + Incasso). Le associazioni sono riportate nella tabella L7:M10 .
  • 17
    Si torna alla zona dei dati da digitare (celle B3:B8) e si inseriscono gli elementi nelle celle B7 e B8 che servono per accogliere in entrata le seguenti informazioni: si tratta di operazione anticipata o posticipata (A o P nella cella B7)? si tratta di Incasso o Pagamento (I o P nella cella B8)? Per rendere più agevole e sicura l’introduzione di questi due dati, si utilizza una procedura di inserimento guidato. Posizionato il cursore in B7, si seleziona il comando Dati-Convalida.
  • 18
    Nella finestra Convalida dati , si clicca nel riquadro sotto la voce Consenti e si opta per Elenco. Questo significa che l’introduzione in B7 sarà limitata alle voci presenti in un elenco, contenuto nelle celle da indicare nel riquadro Origine-, si clicca sul pulsante S3 e si selezionano le celle K4:K5 che contengono A e P. Cliccando ancora sul pulsante si torna alla finestra Convalida dati e si chiude con OK. In B8 si segue un procedimento identico, indicando come Origine dei dati dell’elenco le celle M2:N2.
  • 19
    Tornati con il cursore sulla cella B7, compare a fianco un pulsante che consente di aprire l’elenco delle etichette ammesse nella cella: A o P. Nel caso specifico si sceglie A per anticipato; allo stesso modo, con il cursore nella cella B8, si sceglie P per pagamento. Acquisiti tutti i dati necessari, si scrive in D13 l’etichetta: Si tratta di un: e in D15 la formula: =CERCA.VERT(B7&B8;L7:M10;2;FALSO).
  • 20
    La funzione CERCA.VERT esamina i valori di una tabella (L7:M10) e cerca nella prima colonna un valore (B7&B8); l’indicazione FALSO consente che la funzione non si accontenti del valore approssimato più vicino a quello indicato, ma ricerchi una corrispondenza esatta.
  • 21
    Trovato il valore, si sposta sulla stessa riga fino alla colonna indicata (in questo caso la colonna 2) e inserisce nella cella (D15) il risultato individuato (RISCONTO ATTIVO). B7&B8 è la concatenazione del contenuto di due celle con formato testo; poiché B7=“A” e B8=“P”, si ha B7&B8=”AP”.
  • 22
    La funzione CERCA.VERT trova AP nella prima colonna alla prima riga, si sposta nella seconda colonna e dà come risultato RISCONTO ATTIVO. 3 Il calcolo dell’ importo: Per il calcolo dell’importo del rateo o del risconto si inseriscono quattro formule nelle celle N7:N10, in corrispondenza dei quattro casi già presenti nella tabella. La tabella risulta così completata.
  • 23
    Il calcolo si esegue rapportando l’importo (B6) al numero di giorni di competenza (E5 o E7) rispetto ai giorni totali (E3); nel caso dei risconti si fa riferimento ai giorni di competenza dell’anno n+1 (E7), mentre nel caso dei ratei si tiene conto del giorni di competenza dell’anno n (E5).
  • 24
    Le formule in N7, N8 sono identiche trattandosi in entrambi i casi di risconti; analogamente sono uguali le formule in N9 e N10 relative ai ratei. Utilizzando la funzione CERCA.VERT si può evidenziare automaticamente il risultato adeguato al caso in analisi.
  • 25
    La formula in D19 ricalca quella inserita nella cella DI 5; in questo caso però la funzione fa riferimento alla tabella L7:N10 e il risultato è ricercato nella terza colonna, che contiene le formule dell’importo. L’importo è pari a: =CERCA.VERT(B7&B8;L7:N10;3;FALSQ).
  • 26
    Le celle D15 e D19 vengono evidenziate con carattere rosso, grassetto, dimensioni 14 e bordo spesso alla cella. Il lavoro è sostanzialmente concluso, ma per migliorarne la leggibilità si aggiunge una piccola guida per l’utente, che illustra la visualizzazione finale del foglio; in essa non sono comprese le colonne K, L, M, N a seguito di un opportuno allargamento delle colonne.
  • 27
    La legenda è stata realizzata come Casella di testo, partendo dall’icona H della barra disegno. Il cursore assume la forma di una croce con cui si delimitano le dimensioni della casella, per poi digitare il testo. Agendo sui bordi, si può modificare sia la dimensione sia la posizione della casella stessa. Attivata la protezione sul foglio, si esegue il salvataggio finale.
  • 28
    4 Applicazioni alle operazioni aziendali: Completato lo schema di calcolo, se ne verifica la funzionalità nelle situazioni operative indicate: a. concesso in data 05/12/2009 un prestito di 12.000 euro a un dipendente su cui matura un interesse di 180 euro da riscuotere trimestralmente. Riscosso il canone anticipato di locazione di 1.800 euro relativo a un capannone industriale riferito al periodo 01/12/2009 – 01/03/2010.

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