Come rielaborare la situazione patrimoniale in excel e word

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Come rielaborare la situazione patrimoniale in excel e word

Istruzioni

  • 1
    Ecco gli elementi patrimoniali di una impresa doc che svolte attività commerciale: fabbricati 380 000 euro, arredamento 25 000 euro, attrezzature 12 000 euro, automezzi 45 000 euro, debiti verso fornitori 210 000 euro, crediti verso clienti 120 000 euro, banche c/c attivi 8 000 euro, debiti diversi 25 000 euro, merci 98 000 euro, mutui passivi 173 000 euro.
  • 2
    Bisogna a questo punto presentare: il prospetto della situazione patrimoniale, il prospetto della situazione patrimoniale sintetica, il calcolo degli indici per analizzare la composizione degli impieghi, dei finanziamenti e il grado di capitalizzazione, la relazione con un giudizio sulla struttura patrimoniale dell’ azienda e gli eventuali suggerimenti sulle decisioni da assumere per migliorare l’ equilibrio patrimoniale.
  • 3
    La prima parte del lavoro richiede la predisposizione del prospetto della situazione patrimoniale al 31/12 dell’ impresa; presentiamo uno schema riportando i dati del problema. Il totale delle attività e il totale delle passività sono calcolati in d12 e f8 con formule di somma, usando il pulsante somma automatica.
  • 4
    In f12 compare il totale a pareggio, ottenuto dal totale delle attività con la formula: =d12. Il patrimonio netto, in f10, risulta dalla differenza tra il totale a pareggio (f12) e il totale delle passività (f8).
  • 5
    Per presentare la ripartizione delle voci dell’ attivo è utile realizzare un grafico del tipo a torta, adatto a descrivere la ripartizione di un totale tra le varie voci che lo compongono. Come primo passo si individua l’ intervallo dei dati interessati e delle relative denominazioni: c5:d11.
  • 6
    Si avvia la costruzione del grafico con il pulsante creazione guidata grafico, si sceglie il tipo torta e, tra le opzioni disponibili, quella centrale in alto torta 3d. Dopo fare un clic su avanti, viene a questo punto proposta la scelta dell’ intervallo già selezionato; procedendo ancora, si digita il titolo ripartizione degli impieghi.
  • 7
    Si clicca sulla linguetta etichette dati per selezionare percentuale. Al passaggio successivo si indica che grafico dovrà essere presentato su un nuovo foglio, cui si attribuisce il titolo impieghi. Con fine si chiude il procedimento e si visualizza il risultato, mentre in basso, tra le linguette con l’ intestazione dei fogli, compare al primo posto impieghi.
  • 8
    La barra grafico, che si apre automaticamente consente di intervenire per le modifiche desiderate; ciccando, per esempio, su legenda, si può regolarne le dimensioni e la posizione. La rielaborazione degli elementi del patrimonio consiste le produrre, partendo dalla situazione patrimoniale, uno schema sintetico della composizione della struttura patrimoniale, in cui le voci sono accorpate in raggruppamenti.
  • 9
    Si effettua l’ elaborazione di tale schema su un nuovo foglio di lavoro: excel offre infatti la possibilità di produrre fogli diversi in un’ unica cartella. Si clicca in basso sulla linguetta indicando con foglio2 e si costruisce uno schema come in figura 4.
  • 10
    Le voci sintetiche corrispondono ai seguenti elementi del patrimonio: attivo immobilizzato(c5) = fabbricati + arredamento + attrezzature + automezzi; attivo corrente (c6) = merci + crediti verso clienti + banche conto corrente attivi ; passività consolidate (e6) = mutui passivi; passività correnti (e7) = debiti verso fornitori + debiti diversi ; capitale proprio (e5).
  • 11
    Prima di completare lo schema con le formule, si attribuisce un nome ai diversi fogli. Si procede con un doppio clic sulla linguetta foglio2, si digita il nome analitico e si conferma con ok. Con la stessa procedura si attribuisce il nome sintetico al foglio3 e il nome indici al foglio4, che conterrà l’ analisi per indici.
  • 12
    Si chiama attivo il foglio su cui di volta in volta si sta operando; per cambiare foglio basta ciccare sulla linguetta del nome. Il foglio attivo può essere eliminato con il comando modifica-elimina foglio; può inoltre essere copiato o spostato con il comando modifica-sposta o copia foglio. Per aggiungerne un altro si procede con inserisci-foglio di lavoro.
  • 13
    Utilizzare diversi fogli può produrre maggior chiarezza nel lavoro, sfruttando la possibilità che i fogli possono essere collegati con riferimenti reciproci nelle formule. Nel caso dell’ esercitazione, per esempio, dovendo introdurre in d5 del foglio sintetico una somma di numeri contenuti nelle celle d5, d6, d7, d8 del foglio analitico, si procede nel modo seguente:
  • 14
    1) si rende attiva la cella d5 del foglio sintetico; 2) si avvia la composizione della formula con il pulsante inserisci funzione e con la scelta della funzione somma; 3) si imposta l’ intervallo; attivato il foglio analitico, si evidenziano le celle d5:d8; con lo stesso pulsante e si torna alla finestra della funzione e si chiude con ok.
  • 15
    La formula in d5, leggibile sulla barra della formula è: = somma(analitico!d5:d8) analitico! Indica che le celle dell’ intervallo sono riferite al foglio analitico e non al foglio contenente la formula.
  • 16
    Con lo stesso procedimento si costruiscono le altre formule di calcolo della rielaborazione: d6: =somma(analitico!d9:d11) ; f5: =analitico!f10 ; f6: = analitico!f7 ; f7: = somma (analitico!f5:f6). I totali finali in d8 e f8 sono invece semplici somme sulle relative colonne degli impieghi e dei finanziamenti. Per completare l’ esercitazione si devono calcolare alcuni indici.
  • 17
    Dei vari indici vengono forniti: 1) la denominazione e il calcolo nelle righe 6,8 e 10; la definizione nelle righe 7,9 e 11. Si salva ora il file con il comando file- salva con nome attribuendo il nome patrimonio.
  • 18
    Poiché l’ esercitazione richiede la stesura di una relazione di commento sulla base degli indici calcolati, essa potrà essere predisposta utilizzando word. Per maggiore comodità e per evitare errori trasferiamo automaticamente i dati calcolati nel foglio indici del file patrimonio.xls in un documento word.
  • 19
    Aperto il file excel e attivato il foglio indici, si individua l’ intervallo a2:k11 che comprende il calcolo degli indici; iniziamo l’ operazione memorizzando l’ area con modifica-copia. Avviato word e aperto un documento, con file-imposta pagina-margini, si sceglie l’ orientamento orizzontale e si effettua l’ operazione di copia con il comando modifica-incolla oppure con ctrl-v. Per migliorare la leggibilità, si elimina la griglia procedendo come segue: posizionato il cursore all’ interno della tabella, attiva il comando tabella-nascondi griglia.
  • 20
    Si completa la relazione con commenti e proposte e si salva il documento con il nome relazione indici. Infine si chiude word per ritornare a excel. Per copiare si può usare in alternativa il comando modifica-incolla speciale, che offre scelte e formati diversi: 1) incolla collegamento, mantiene un collegamento con il file excel in origine, in modo che ogni modifica ai dati di partenza si traduce automaticamente nel documento finale, a patto naturalmente che tra i due file sia mantenuto il collegamento fisico sullo stesso computer o sulla stessa rete.
  • 21
    2) incolla-foglio di lavoro microsoft excel oggetto, inserisce nel documento un oggetto grafico che riproduce il foglio excel ed è modificabile entrando con un doppio clic. Non esiste trasferimento automatico di dati tra i due file.
  • 22
    3) incolla-formato html, formato rtf, immagine…, sono altri formati con cui i dati sono scaricabili nel documento senza essere poi modificabili come foglio excel. Prima di procedere alla stampa dei tre fogli che compongono la cartella patrimonio, è opportuno apportare qualche ulteriore miglioramento grafico e verificare l’ impostazione attraverso il comando file-anteprima di stampa.
  • 23
    Con il comando file-imposta pagina-intestez./piè di pagina si predispone su ciascun foglio una scritta di intestazione che comprenda il nome del file, il nome del foglio e la data. Ciccando sul pulsante personalizza intestazione, si apre un’ ulteriore finestra; portando il cursore successivamente su ciascuno dei tre riquadri, si seleziona l’ icona opportuna: si colloca a sinistra il nome del file, al centro il nome del foglio, a destra la data.
  • 24
    Con due ok si completa l’ operazione. Il foglio indici presenta qualche problema di impaginazione, risolvibile solo in parte con la regolazione della larghezza delle colonne. Si rende, quindi, indispensabile assegnare al foglio l’ impostazione in orizzontale con il comando file-imposta pagina, scegliendo poi orientale nella scheda pagina.
  • 25
    Volendo regolare i margini per risolvere eventuali ulteriori problemi di impaginazione. Il modo più semplice è aprire la visualizzazione di anteprima, ciccare sulla linguetta margini e intervenire con il mouse spostando le linee talerali di delimitazione.
  • 26
    In alternativa si può effettuare la regolazione con file-stampa pagina-margini, digitando le dimensioni dei margini stessi. Per uniformità si sceglie la pagina in orizzontale anche per gli altri due fogli.
  • 27
    Dopo un controllo finale sui tre fogli con anteprima di stampa e un ultimo salvataggio, la cartella contenente la rielaborazione della situazione patrimoniale e l’ analisi per indici del patrimonio è pronta per l’ operazione di stampa.

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